Evolución hacia una Gestión por Procesos

Durante la mayor parte de la era industrial, las empresas se han organizado como una colección de tareas o funciones, la sabiduría imperante era que tales agrupaciones permitían economías de escala arrolladoras. En la última parte del siglo XX, surgieron nuevas estructuras organizativas, por ejemplo, línea de producto (en la que se recopilan todas las funciones para un único producto), y matriz (donde la experiencia de las organizaciones funcionales se incorpora y asigna a los proyectos). Más recientemente, han aparecido prácticas que han hecho evolucionar más estos modelos hacia arquitecturas de negocio que alinean personas, trabajo y capital con los procesos que crean valor para el cliente.

La gestión de los procesos de negocio (BPM) hace un llamado a la organización para que adapte su arquitectura de negocio con el fin de fomentar de forma directa los procesos de negocio que crean valor. La organización dirigida por los procesos trata a estos procesos de negocio como una cartera de valiosos activos corporativos. Las técnicas de BPM se utilizan para, de forma explícita, definir y ejecutar procesos de manera que creen beneficios significativos.

Pero, cuáles son las grandes debilidades asociadas a la organización funcional que han llevado al management a plantearse una nueva metodología de gestión? Podemos repasar las principales:

•   Dificultad de llevar la Estrategia a la Operación y lograr los objetivos estratégicos
•   Desconocimiento de la Estructura de procesos.
•   Falta de integridad entre los sistemas de gestión.
•   Gestión ineficiente de recursos y servicios: Recursos asignados y utilizados por dependencias, no congruentes con los procesos.
•   Exceso de procedimientos y actividades manuales.
•   Poco conocimiento de lo que hace cada uno.
•   Carencia de controles o controles inadecuados.
•   Información aislada en cada área.

Teniendo en cuenta estas debilidades asociadas a las organizaciones funcionales vale la pena preguntarnos qué implica implementar una Gestión por Procesos?

La Gestión por Procesos tiene su base en la identificación, análisis, diseño, monitoreo y mejora de los procesos de la empresa, un cambio hacia este modelo implica principalmente un cambio en la forma de gestionar la empresa. A diferencia del enfoque funcional, la gestión se realiza de forma horizontal, basada en indicadores y orientada a las necesidades del cliente, ya sea éste interno (otros procesos o áreas de la empresa) o externo.