¿Cuál es el atractivo de las metodologías?

¿Cuál es el atractivo de las metodologías?

En la adopción de una nueva manera de trabajar es común enfrentarse con el paradigma de la metodología.

¿Es necesario crear una forma sistemática para regular el desempeño del capital humano o es preferible "tomar el toro por las astas" y escribir los resultados de interactuar con la maquinaria?
Como en todas las acciones relacionadas con la consultoría, la respuesta es "depende de la situación".

Desde nuestro punto de vista, existen ciertos factores que son determinantes a la hora de adoptar una posición, ya sea ésta rígida o flexible:

• Estrategia de producción
• Categoría de procesos involucrados
• Modelo de relacionamiento
• Replicabilidad
• Distancia al usuario

Estrategias comunes de adopción de metodologías por parte de los usuarios

El objetivo de una estrategia de adopción de usuarios es ayudar a los empleados a alcanzar su objetivo. Eso significa realizar investigaciones para comprender las motivaciones, necesidades, entornos, creencias, quejas y, lo más importante, todas las razones por las que los usuarios no adoptan.

Los empleados a menudo abandonan la metodología por razones que las organizaciones no esperan, como la percepción de que el proceso está hecho para controlarlos, la sensación de que es demasiado complejo o la impresión de que hacer las cosas "como antes", se adapta mejor a las necesidades.

Los equipos de implementación de metodologías pueden pensar en mejorar su tasa de adopción de usuarios en términos de esta ecuación, muy utilizada en el negocio de la tecnología informática para medir el lanzamiento de nuevos features en un software:

Adopción = Valor / Esfuerzo

Si el valor del servicio supera los costos, la adopción es positiva y es probable que los empleados sigan adoptando la metodología. Si el esfuerzo supera el valor, lo abandonan. Para mejorar la adopción, el equipo que decide cambios a la metodología que se está implementando puede aumentar el valor, disminuir el esfuerzo o, idealmente, ambos.

Calcule la tasa de adopción de la metodología con esta fórmula: 

Adopción = Valor / Esfuerzo

Cómo reducir la fricción de adopción

Una de las mayores barreras para la adopción en todas las industrias es que los empleados deben aprender algo nuevo. Ya sea que se trate de un nuevo flujo de trabajo, interfaz de aplicación o panel, el aprendizaje requiere un esfuerzo mental. Los empleados pueden fatigarse fácilmente y, siguiendo la ley de la inercia, tienden a apegarse a las tareas que ya conocen.

Para ayudar a los empleados a adoptar algo nuevo, los equipos de implementación pueden reducir las barreras adhiriéndose a las convenciones de diseño generalmente aceptadas que cualquier tipo de usuario de una tecnología espera, como los menús de navegación, las animaciones de transición y las barras de progreso. Si la metodología se siente familiar al principio, requiere menos aprendizaje.

Con técnicas de análisis de producto, los equipos de implementación pueden revisar el embudo de incorporación de empleados para identificar las áreas en las que tienen problemas. Cualquier área de la metodología que muestre grandes abandonos, o muchos empleados que dejan de usar el sistema o las herramientas definidas, pueden ser indicios de que algo va mal. 

Por ejemplo, cuando el equipo de implementación de un proceso de compras miró su nuevo embudo de referencia de usuarios en el sistema ERP que le da soporte, encontró altas caídas justo cuando los usuarios llegaban a una página de destino en particular; las reglas de proceso indicaban controles por oposición para todas las operaciones, inclusive las de muy bajo precio. El hecho de tener que solicitar una firma elevada al supervisor para cada transacción, convertía la operatoria diaria en algo tedioso y enlentencía el flujo natural del área, por lo que los empleados comenzaron a enviar "autorizaciones provisorias" por correo electrónico, saltando por completo la metodología y el proceso en sí. Al reescribir la parte de reglas de negocio del proceso, el equipo duplicó el número de transacciones exitosas en un mes.

Los equipos también pueden realizar investigaciones de cliente interno de primera mano, como si se tratara de investigar un producto comercial. Así, el equipo de implementación tiene la oportunidad de adquirir conocimiento del estado de la adopción de la metodología a través de encuestas, entrevistas, customer journey maps y análisis de tareas, pudiendo estudiar el comportamiento de los empleados que usan "el producto" -la metodología- a medida que avanzan en su día.

Si toda la secuencia de adopción parece frustrar a los empleados, es probable que recrear el día cero de adopción sea la respuesta. Si este es el caso, considere agregar material de adopción, más allá del típico manual de procedimiento:

• Animaciones gráficas de tipo moovly
• Vídeos de onboarding
• Fomento de la incorporación a través de mensajes en intranet, notificaciones en la aplicación de colaboración o, simplemente, con un correo electrónico
• Intranet, con preguntas frecuentes y portales de ayuda al cliente
• Encuestas digitales a los empleados, para medir su satisfacción

Medir. Medir. Medir de nuevo

¿Los cambios de adopción tuvieron algún impacto? ¿Los empleados utilizan la metodología durante más tiempo, logran sus objetivos más rápidamente y se involucran más? Si no, hay que seguir probando alternativas. Pero, si es así, hay que seguir probando de todas maneras. Adquirir y retener empleados que usan la metodología es un viaje, no un destino, y los buenos equipos nunca dejan de buscar formas de mejorar.

La adopción es la prueba definitiva de una metodología. Si los empleados ocupados deciden que la metodología y los cambios en los procesos valen su tiempo porque les ayuda a resolver un problema, se quedarán con él. Las metodologías atractivas conducen a una mayor retención, menores costos de adquisición y un mayor valor de por vida del proceso, todos los ingredientes para obtener ganancias y crecimiento. 

Con una estrategia de adopción de empleados, los equipos de implementación de todos los procesos de la compañía pueden capitalizar este conocimiento, para que los objetivos de los empleados se incorporen a los objetivos de la empresa y garanticen el éxito a largo plazo del negocio.