Cómo desarrollar un Plan de Change Management
El
cambio es una parte inevitable en cualquier organización. Sin embargo, muchos líderes fallan en la
implementación y administración de los cambios causando desconfianza y
confusión en clientes y empleados. Al aprender cómo desarrollar un plan de
Change Management, los líderes intencionalmente diseñan
un proceso que ayuda a todos los involucrados a saber qué es lo que va a cambiar,
cómo va a cambiar y qué se debe hacer para que los cambios fluyan con facilidad.
Preparar el Plan
1.
Determinar Qué, exactamente, se necesita cambiar.
Es
indispensable identificar qué es lo que realmente debe cambiar, observando que
está funcionando bien y qué no. La/s causa/s de porqué las cosas no funcionan pueden
ser una falla en la comunicación, falta de liderazgo y dirección, falta de la
tecnología adecuada para hacer el trabajo o alguna combinación de todo lo
anterior.
2.
Lluvia de ideas de posibles soluciones
Considerar
una amplia posibilidad de opciones para poder tomar decisiones bien
fundamentadas de cómo moverse hacia adelante. Es muy común que los líderes
ofrezcan soluciones de corto plazo o de emergencia, cuando otras soluciones
pueden ofrecer resultados más duraderos.
3.
Decidir cómo moverse hacia adelante
Aunque
otras personas pueden tener opiniones en el cambio que va a ocurrir, los
líderes deben establecer la dirección para el resto de la organización.
Desarrollar el
Plan
4.
Establecer pasos concretos y determinados
Decidir
cómo se va a enfrentar el cambio y establecerlo es el primer paso en el plan de
cambio. Es indispensable ser específico, pero también se debe dejar espacio
para que cada equipo determine los detalles de los pasos que les corresponden.
Es recomendable seccionar el plan en etapas si es posible.
5.
Establecer un período de tiempo determinado
El
paso en el que ocurre el cambio tiene mucha influencia en la efectividad de la
implementación y en la actitud y respuesta de las personas involucradas. Al
moverse demasiado lento se pierde la inercia del cambio pero si el cambio es
muy rápido se genera desconcierto y confusión. Es indispensable incorporar en
el plan un período de tiempo que sea adecuado al tipo de cambio que requiere la
organización.
6.
Identificar el impacto del cambio en los diferentes grupos, equipos y personas.
Los
líderes frecuentemente ven cómo afecta el cambio en los resultados y procesos
de la organización pero fallan al considerar el impacto que tendrá sobre las
personas y equipos de la organización. Es indispensable considerar y preguntar
a los líderes de áreas y equipos el impacto que tendrá el cambio en: actitud,
cargas de trabajo, agenda y recursos. También es importante considerar el
impacto del proceso de cambio en los clientes.
7.
Identificar obstáculos potenciales
Hay
muchas posibilidades que pueden interferir en la implementación del cambio.
Hacer un listado de obstáculos potenciales al inicio del plan de cambio es una
manera útil para prevenir sorpresas.
8.
Poner el plan por escrito
Una
vez que se tiene una idea clara del Plan de Change Management es necesario
ponerlo por escrito. Sin importar el formato, es importante considerar:
·
Enunciar
el problema que motiva el cambio al inicio del plan e identificar porque es
necesario el cambio
·
Identificar
la idea principal atrás de lo que va a cambiar y porque el cambio va a ayudar.
·
Hacer
un listado de pasos y etapas específicas en el plan, incluyendo los líderes y
responsables que estarán a cargo de cada etapa.
·
Dar
una expectativa del costo, recursos y tiempo de implementación.
Tips
Siempre
es necesario considerar el impacto en las personas, dado que el cambio puede
ser difícil de manejar en el plano personal. A partir de esto, es importante
tomar en cuenta desde el inicio las posibles resistencias en las personas e
incluirlas en el plan de comunicación y entrenamiento. Atender las resistencias
al inicio es más fácil y rápido antes de iniciar el proyecto que a la mitad del
mismo.
También
es importante generar un ambiente de confianza y lealtad en el equipo de cambio
porque el cambio puede hacer que las personas se sientan incómodas. Al
comunicar que el cambio es en el mejor interés de la empresa y sus
colaboradores se disminuye la resistencia.
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