Cómo desarrollar un Plan de Change Management

El cambio es una parte inevitable en cualquier organización.  Sin embargo, muchos líderes fallan en la implementación y administración de los cambios causando desconfianza y confusión en clientes y empleados. Al aprender cómo desarrollar un plan de Change Management, los líderes intencionalmente diseñan un proceso que ayuda a todos los involucrados a saber qué es lo que va a cambiar, cómo va a cambiar y qué se debe hacer para que los cambios fluyan con facilidad.
Preparar el Plan
1. Determinar Qué, exactamente, se necesita cambiar.
Es indispensable identificar qué es lo que realmente debe cambiar, observando que está funcionando bien y qué no. La/s causa/s de porqué las cosas no funcionan pueden ser una falla en la comunicación, falta de liderazgo y dirección, falta de la tecnología adecuada para hacer el trabajo o alguna combinación de todo lo anterior.
2. Lluvia de ideas de posibles soluciones
Considerar una amplia posibilidad de opciones para poder tomar decisiones bien fundamentadas de cómo moverse hacia adelante. Es muy común que los líderes ofrezcan soluciones de corto plazo o de emergencia, cuando otras soluciones pueden ofrecer resultados más duraderos.
3. Decidir cómo moverse hacia adelante
Aunque otras personas pueden tener opiniones en el cambio que va a ocurrir, los líderes deben establecer la dirección para el resto de la organización.
Desarrollar el Plan
4. Establecer pasos concretos y determinados
Decidir cómo se va a enfrentar el cambio y establecerlo es el primer paso en el plan de cambio. Es indispensable ser específico, pero también se debe dejar espacio para que cada equipo determine los detalles de los pasos que les corresponden. Es recomendable seccionar el plan en etapas si es posible.
5. Establecer un período de tiempo determinado
El paso en el que ocurre el cambio tiene mucha influencia en la efectividad de la implementación y en la actitud y respuesta de las personas involucradas. Al moverse demasiado lento se pierde la inercia del cambio pero si el cambio es muy rápido se genera desconcierto y confusión. Es indispensable incorporar en el plan un período de tiempo que sea adecuado al tipo de cambio que requiere la organización.
6. Identificar el impacto del cambio en los diferentes grupos, equipos y personas.
Los líderes frecuentemente ven cómo afecta el cambio en los resultados y procesos de la organización pero fallan al considerar el impacto que tendrá sobre las personas y equipos de la organización. Es indispensable considerar y preguntar a los líderes de áreas y equipos el impacto que tendrá el cambio en: actitud, cargas de trabajo, agenda y recursos. También es importante considerar el impacto del proceso de cambio en los clientes.
7. Identificar obstáculos potenciales
Hay muchas posibilidades que pueden interferir en la implementación del cambio. Hacer un listado de obstáculos potenciales al inicio del plan de cambio es una manera útil para prevenir sorpresas.
8. Poner el plan por escrito
Una vez que se tiene una idea clara del Plan de Change Management es necesario ponerlo por escrito. Sin importar el formato, es importante considerar:
·         Enunciar el problema que motiva el cambio al inicio del plan e identificar porque es necesario el cambio
·         Identificar la idea principal atrás de lo que va a cambiar y porque el cambio va a ayudar.
·         Hacer un listado de pasos y etapas específicas en el plan, incluyendo los líderes y responsables que estarán a cargo de cada etapa.
·         Dar una expectativa del costo, recursos y tiempo de implementación.
Tips
Siempre es necesario considerar el impacto en las personas, dado que el cambio puede ser difícil de manejar en el plano personal. A partir de esto, es importante tomar en cuenta desde el inicio las posibles resistencias en las personas e incluirlas en el plan de comunicación y entrenamiento. Atender las resistencias al inicio es más fácil y rápido antes de iniciar el proyecto que a la mitad del mismo.
También es importante generar un ambiente de confianza y lealtad en el equipo de cambio porque el cambio puede hacer que las personas se sientan incómodas. Al comunicar que el cambio es en el mejor interés de la empresa y sus colaboradores se disminuye la resistencia.

FUENTE:


Comentarios

Entradas populares