Cinco puntos a tener en cuenta a la hora de implementar una nueva solución informática.

IT Consulting

Cinco puntos a tener en cuenta 
a la hora de implementar una nueva solución informática.

Primeros Pasos

Ud. ha decidido que es hora de adquirir una nueva aplicación que aumente el valor de su compañía. Ya sea que trabaje en el ámbito de una PYME que este automatizando un proceso manual o en una empresa multinacional instalando un sistema de misión crítica, los desafíos que enfrentará serán similares.

El primer desafío, será seleccionar el paquete de software que mejor se adapte a las necesidades de su compañía. En este artículo, discutiremos algunos temas que deberán ser tenidos en cuenta  para que Ud. pueda seleccionar el producto que mejor se adapte a las necesidades de su empresa y no fracasar en el intento.

1)      Busque el producto que mejor se adapte y no cualquier producto.

Un error común en el que muchos incurren a la hora de dar el primer paso en el proceso de selección de herramientas de software, es buscar que ofrece el mercado. Si bien es un paso importante, no es el primer paso. Esto indefectiblemente nos lleva a buscar una solución sin saber realmente que necesitamos que la misma nos aporte. Es muy importante que tome tiempo para desarrollar una lista de requerimientos clave en forma conjunta con las áreas de negocio impactadas. Luego analice cuales de las soluciones ofrece el mercado, satisfacen las necesidades previamente relevadas. 

2)      Demostraciones pre-armadas vs. demostración guionadas.

Después de haber completado la primera ronda de pre-selección y tener una lista acotada soluciones a evaluar en detalle (idealmente esta lista no debería superar los 3 productos), seguramente querrá ver las soluciones en acción a través de una demo.

Cada proveedor de software, tiene su propio conjunto de pruebas y demostraciones, donde  seguramente le mostrarán las bondades del producto y lo bueno que ese producto es.
Sin embargo, si desea evaluar el paquete basado en sus requerimientos, si bien es importante ver todas las cualidades del producto que el proveedor pueda mostrarle, es más importante que el proveedor, pueda con su lista de requerimientos, mostrarle específicamente, como ese producto resuelve las necesidades que pudo recolectar junto con las áreas de negocio. De esta manera, Ud. podrá realmente tener un punto de comparación objetivo.

Sería muy importante, contar con un entorno de pruebas instalado (en inglés conocido como sandbox), donde Ud. pueda “jugar” con el producto y también involucrar en el mismo a los principales usuarios de esta nueva solución para que todos tengan la oportunidad de brindar su aporte.

3)      No haga de este proceso solamente un proyecto de Tecnología Informática

Muchas empresas  piensan que cualquier cosa relacionada a computadoras, se encuentra en el ámbito del departamento de tecnología informática.

Sin embargo, gente de varias otras áreas de la empresa, usarán esta nueva solución para realizar su trabajo diario de una mejor manera. Esto puede incluir involucrados en áreas tales como administración, finanzas, recursos humanos, operaciones, alta gerencia, etc. Todas estas áreas, son áreas de negocio por lo que  este ”proyecto” deberá tratarse como un esfuerzo global y las personas claves de cada departamento afectado, deberán ser identificadas e involucradas  en el proceso de selección de la nueva herramienta de software. 

4)      Involucre tecnología informática en el proceso de selección

No permita a las área de negocio, realizar el proceso de selección y luego dejar al departamento de Tecnología Informática el producto para validar los detalles de implementación, instalarlo y dejarlo usable. Si bien los requerimientos del negocio son la clave a la hora de seleccionar una nueva solución de software, es de suma importancia poder contar con un producto alineado con los lineamientos tecnológicos de la empresa en materia de tecnología y sus áreas relacionadas (seguridad informática, comunicaciones, infraestructura, base de datos, etc.)

5)      Planee a futuro

Si bien este no es el punto más importante de los mencionados anteriormente, el mismo nos puede conducir a un callejón sin salida. Es muy importante que a la hora de mirar los requerimientos, lo haga con una visión amplia y tenga en cuenta todas las áreas impactadas.

A su vez, es muy importante que no solo se limite a los requerimientos actuales, sino también  que las áreas involucradas, hagan el ejercicio proyectar futuras necesidades o características que la solución debería poder brindar en el mediano y largo plazo. Tenga en mente que una solución debe ser ágil y flexible para poder responder a futuras implementaciones de mejoras demandadas por el negocio de manera rápida y con un esfuerzo bajo a medio.  

Conclusion – Decida hacer algo!

Seleccionar e implementar un sistema en una compañía, es un proceso dificultoso. Por otro lado, es uno de los proyectos más importantes en los que se puede estar involucrado.

Por tal motivo, es muy importante ser proactivo, buscar asesoramiento y guía, tanto en pares de su industria como servicios de consultoría externa.

Uno de los comentarios más comunes que pudimos relevar en empresas de todos los tamaños acerca de este tipo de proyectos es  “No podemos enfrentar este desafío nuevamente dentro de 2 años”. Si Ud. sigue los lineamientos previamente descriptos, obtendrá un producto que se adapte a las necesidades de su negocio que funcionará por varios años!